Ohjelmistorobotiikka tehostaa taloushallintoa

Julkaistu: 5.3.2021
Robotiikan asiantuntijamme Veli-Matti Heiskanen kertoo oheisessa podcastissa, miten liiketoimintaa voidaan tehostaa robotiikkaa ja tekoälyä hyödyntäen.
Ohjelmistorobotiikka RPA ja tekoäly AI auttaa liiketoiminnan kehittämisessä
Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp

Oletko harkinnut robotiikan hyödyntämistä liiketoiminnassanne?

Robotiikan asiantuntijamme Veli-Matti Heiskanen kertoo alla olevassa podcastissa, miten ohjelmistorobotiikka ja tekoäly on avuksi liiketoiminnan tehostamisessa.

 

 

Olemme keränneet muutamia kysymyksiä, jotka toistuvat usein ja tulevat säännöllisesti esiin asiakastapaamisissa. Taloushallinta Uniikin robotiikkaliiketoiminnasta vastaava Veli-Matti Heiskanen vastaa kysymyksiimme.

 

Miten ohjelmistorobotiikka ja tekoäly voi olla hyödyksi liiketoiminnan tehostamisessa?

Tyypillisesti tekoälyn ja ohjelmistorobotiikan avulla korvataan ihmisten töitä, eli ohjelmistorobotti tekee samoja asioita, mitä ihminen tekee tietokoneella. Usein korvattavat työt ovat sellaisia, jotka toistuvat päivittäin tai viikoittain, kestävät pitkän aikaa ja ovat rutiininomaisia. On tärkeää, että työt ovat selkeästi kuvattavissa ja tehdään tietyn säännöstön mukaan – silloin ne ovat korvattavissa robotiikan avulla. Usein työt voivat olla esimerkiksi raportointiin tai analytiikkaan liittyviä töitä, tiettyjä integraatioita ja tiedonsiirtoon järjestelmien välillä tai tiedon syöttämistä järjestelmästä tai ohjelmasta toiseen. Nämä ovat tyypillisiä töitä, mitä ohjelmistorobotiikka voi korvata.

 

Minkä kokoinen yritys hyötyy ohjelmistorobotiikan käytöstä?

Tähän ei ole mitään nyrkkisääntöä. Lähtökohtaisesti kaiken kokoiset yritykset voivat hyödyntää robotiikkaa. Se riippuu mallista, miten robotiikkaa hankintaan. Jos ajatellaan, että yritys alkaa itse rakentaa robotteja, niin siihen tarvitaan resursseja joko omasta takaa tai ulkoinen resurssi. Monta kertaa etenkin pienemmillä yrityksillä tämän resurssin hankkiminen joko palkkalistoille tai ostopalveluna voi olla niin arvokasta, että siitä ei saada niitä hyötyjä, mitä robotiikasta voitaisiin muuten saada. Mutta, jos ostaa robotiikkaa palveluna, se on se tapa, miten me teemme ja tuotamme robotiikkaa. Silloin sitä voi hyödyntää pienempikin yritys, koska maksetaan vain niistä hyödyistä, mitä robotiikka antaa. Eikä tarvitse välittää, onko yrityksessänne osaamista robotiikkaan tai onko tekijöitä käytössä.

 

Kertoisitko esimerkin, jossa ohjelmistorobotiikka on tuonut ajan ja rahan säästöä?

Näitä esimerkkejä voisi kertoa paljon, mutta ehkä monia koskettava voisi olla Exceleiden käyttäminen. Tyypillinen ja konkreettinen esimerkki on, että haetaan jostakin kuljetusjärjestelmästä Exceliin tietoja siitä, millaisia reittejä ja ajoaikoja kuljettajilla on ollut. Toisesta järjestelmästä voidaan hakea siihen palkkatietoja, kolmannesta järjestelmästä jotain täydentäviä tietoja. Nämä Excelit yhdistetään manuaalisesti, jonka jälkeen neljäs Excel viedään johonkin palkanlaskentajärjestelmään, jossa palkat lasketaan ja maksetaan. Tähän on kulunut valtavasti manuaalista aikaa ja tämä kaikki voidaan automatisoida ohjelmistorobotiikalla.

Yksi esimerkki, jonka kaikki varmasti tunnistaa omalta osaltaan on ostolaskujen käsittely. Monet taloushallinnon järjestelmät tarjoavat jo mahdollisuuden tiliöidä ostolaskut automaattisesti, mutta silti ostolaskuja käydään hyväksymässä ja maksamassa manuaalisesti. Usein tähän prosessiin sitoutuu useampi eri henkilö ja ennen kuin ostolasku menee maksuun, voi kulua monta päivää tai jopa viikkoja. Yksi ratkaisu on automatisoida ostolaskut, jotka toistuvat samanlaisena kuukaudesta toiseen. Silloin koko ostolaskuprosessi on täysin automatisoitavissa siten, että ihmisen ei tarvitse koskea siihen ollenkaan.

Tilitoimistomaailmasta esimerkki voisi olla palkkatietojen ilmoittaminen. Monet palkkatiedot täytyy ilmoittaa erikseen kuukausittain ja siellä voi olla erilaisia lisiä sekä tunteja. Aika usein asiakas ilmoittaa nämä tilitoimistoon Excelillä, PDF-tiedostona tai muutoin, jonka jälkeen alkaa kirjaaminen taloushallinnon järjestelmään ja tämän jälkeen ne pitää vielä tarkistaa. Ohjelmistorobotiikkaa voidaan hyödyntää siten, että kun palkkatiedot ja muutostiedot siirretään ja syötetään verkkopalveluun, niin robotti saa tästä käskyn näiden olevan valmiita ja käy syöttämässä ne taloushallinnon järjestelmään, jossa palkan laskeminen ja maksaminen tapahtuu sekä ilmoittaa palkanlaskijalle prosessin olevan valmis ja tehty.

 

Onko ohjelmistorobotiikan käyttöönotto vaikeaa?

Riippuu, miten se tehdään! Ennen käyttöönottoa tulee ymmärtää, mitä se korvaa, mihin prosessiin tai prosessin osa-alueeseen tai mihin toimintoon ohjelmistorobotiikka on hyödynnettävissä. Tämän robotiikan asiantuntija pystyy kertomaan. Tämän jälkeen pitää kuvata, mitä hyötyjä robotti tuottaa. Usein arvioidaan vain rahan säästöin hyödyt, vaikka hyötyjä voi olla paljon muitakin. Kun vapautetaan ihmisen ajan käyttöä, nämä resurssit saadaan tekemään paljon vaativampaa tai tuottavampaa työtä. Robotiikan avulla voidaan tehdä myös virheettömämpää työtä, jolla on merkitystä mm. asiakastyytyväisyyteen ja prosessit saadaan maaliin nopeasti.

 

Miten edetä, jos haluaa tietää robotiikan mahdollisuuksista omassa liiketoiminnassa?

Tärkeintä on tarkastella omaa ja kollegoiden tekemistä jatkuvasti. Tehdäänkö siellä asioita, jotka toistuvat ja ehkä voidaan antaa robotin tehtäväksi. Jos on pieninkään ajatus, mitä robotti voisi tehdä ihmisen sijaan, on tärkeää olla saman tien yhteydessä asiantuntijaa, joka tulee paikan päälle katsomaan ja arvioimaan, onko robotin mahdollista tehdä se. Tämän jälkeen edetään äsken kerrotun prosessin mukaan, eli lasketaan hyödyt ja katsotaan kokonaisuus, eli onko hyödyt suuremmat kuin investointi tai millä ajanjaksolla hyödyt ovat investointeja suuremmat. Tämän jälkeen voidaan edetä. Apua löytyy ja sitä kannattaa kysyä! Hyvin harvoin tämän ensimmäisen vaiheen selvittäminen maksaa mitään.

 

Varaa maksuton robotiikan konsultointi täältä tai ota yhteyttä!

Selvitetään, miten voitte automatisoida rutiinityöt robotiikan avulla.