Palkkaa maksetaan tehdystä työstä. Palkanmaksu voi perustua kuukausi, tunti, työn suoritukseen tai tulokseen. Työnantaja voi tarjota työntekijälle työsuhde-etuja esim. lounasseteleitä, liikunta- ja kulttuuriseteleitä tai työsuhdematkalipun. Palkka voi sisältää myös erilaisia lisiä esimerkiksi iltalisää, yötyölisää, lauantailisää, sunnuntailisää tai arkipyhäkorvausta. Maksettavista edellä mainituista lisistä sovitaan yleensä työehtosopimuksessa.  

Palkkakausi on ajanjakso, jolta palkka maksetaan. Palkka tulee olla maksettuna palkanmaksukauden viimeisenä päivänä, jollei työehtosopimuksessa tai työehtosopimuksessa ole sovittu toisin. Työsopimuslain mukaan esimerkiksi tunti tai päiväpalkka tulee maksaa kahdenviikon jaksoiselta ajalta kaksi kertaa kuukaudessa. Kuukausipalkkaisilla palkka maksetaan kerran kuukaudessa. Palkka on maksettava työntekijän kertomalle pankkitillille.   

Työnantajan tulee antaa kunkin palkanmaksun yhteydessä työntekijälle palkkalaskelma.  

Palkkalaskelmalla tulee näkyä seuraavat tiedot: 

• Työntekijän nimi, ammatti ja syntymäaika 
• Työnantajan nimi ja toimipisteen sijaintikunta 
• Palvelussuhteen alkamispäivä ja mahdollinen päättymispäivä 

• Maksettu ennakonpidätyksen alainen palkkakertymä edelliseltä kalenterivuodelta, kuluvalta kalenterivuodelta sekä viimeiseltä palkanmaksukaudelta 
• Palkanmaksukausi 
• Viimeisenä palkanmaksukautena toimitettu ennakonpidätys 
• Vuoro- ja kausityöstä maksetut lisät viimeiseltä palkanmaksukaudelta 
• Palkanmaksun yhteydessä maksetut lomarahat ja lomakorvaukset.” 

Lopputilit eli palkanmaksu työsuhteen päättyessä tulee maksaa samoin periaattein kuin normaali palkka.  

Välillisiä työvoimakustannuksia ovat välilliset palkat ja työnantajan maksamat sosiaalivakuutusmaksut. Sosiaalivakuutusmaksut ovat niitä maksuja, jotka työnantajat maksavat työntekijöiden sosiaaliturvan kustannusten kaatamiseksi. Sosiaaliturvamaksuja ovat työeläkemaksut, sairausvakuutusmaksut, työttömyysvakuutusmaksut, tapaturmavakuutusmaksut ja ryhmähenkivakuutusmaksut.  

Palkasta pidätettävät vähennykset ovat ennakonpidätys, työttömyysvakuutusmaksu, työeläkevakuutusmaksu, verotettavat työsuhde-edut ja ammattiyhdistyksen jäsenmaksut.  

Yrityskohtaisia työvoimakustannuksia ovat sitten työterveyshuollon, työpaikkaruokailun, työvaatteiden, henkilöstökoulutusien, auto- ja asuntoetujen yms. aiheuttamat kustannukset.  

Seuraavaksi listataan palkkoihin sisältävistä tärkeistä termeistä: Ateriakustannukset, kulukorvaus, lomapalkka, lomaraha, luontaisetu, matkakustannukset, odotusajan palkka, palkan alentaminen, palkanmaksu, palkanmaksukausi, palkkaturva, päiväraha, sairastuminen, sairausajan palkka, takaisinottovelvollisuus, tapaturma, tulovero, työehtosopimus, työsopimuksen ehto, työsopimus, viivästyskorko ja vuosiloma. 

Työnantajan tulee ilmoittaa palkansaajatiedot tulorekisteriin, kun palkanmaksun eräpäivästä viiden päivän aikana. Kun kuukauden lopulla työnantajan tulee ilmoittaa tulorekisteriin työantajan erillisilmoituksella kunkin kuukauden ennakonpidätykset ja sairauspäivärahamaksut.

Työntekijöille kertyy työsuhteen aikana vuosilomaa vuosilomalain mukaan tai työehtosopimuksen mukaan ja vuosilomalta maksetaan palkka. Joskus voi olla tilanne, ettei työntekijälle kerry vuosilomaa mutta hänellä on oikeus vapaaseen. Vapaan ajalta ei makseta palkkaa vaan lomakorvausta. Myös pitämättömiltä lomapäiviltä maksetaan lomakorvaus lopputilin yhteydessä.  

Lomanmääräytymisvuosi on ajanjakso 1.4.–31.3. Tältä ajalta lasketaan vuosittain kertyvät vuosilopäivät. Kesäloman lomakausi on ajanjakso 2.5.–30.9. Täysi lomanmääräytymiskuukausi on kalenterikuukausi, jonka aikana työntekijä on ollut työssä vähintään 14 päivää tai 35 tuntia. Mukaan lasketaan lain mukainen työssäolon veroinen aika. Työssäolon veroinen aika on työstä poissaoloaika, jolta lain mukaan työnantaja on maksettava palkkaa tai vuosilomalain 7. pykälässä kerrotut työpäivät ja tunnit, jolloin työntekijä on estynyt tekemästä työtä.   

Asiakkaan kanssa sovitaan vuosilomien seurannasta ja käsittelystä palkanlaskennassa. Hyvällä järjestelmäratkaisulla saadaan prosessiin selkeyttä. 

Hyvin rakennetulla palkanlaskentajärjestelmällä saavutetaan se, että palkat muodostuvat työehtosopimuksen mukaisesti oikein. Jotta päästään hyvään ja oikeaan palkanlaskentaa tulee valita järjestelmä niin että se tukee TES-tulkintaa. Työajantulkinta olisi hyvä laittaa jo kuntoon työajanseurannasta lähtien ja näin oikein käsitelty data on valmis palkkoihin. Jos tätä TES-tulkintaa ei pystytä tekemään käytössä olevaan työajanseurantaan voidaan se tehdä palkkalaskennassa oikein.  TES-tulkinnalla päästään palkanlaskennan rutiinien ja tietojen automatisointiin, tulkintavirheet vähenevät, palkat saadaan ajallaan maksuun ja säästetään aikaa sekä tehostetaan palkanlaskentaprosessia.