Taloushallinta automatisoituu: Miksi, Mitä ja Miten?

Taloushallinnan työtehtävät ja prosessit automatisoituvat voimakkaasti lähivuosina. Alan suuri suomalainen vaikuttaja, Accountorin toimitusjohtaja Asko Schrey arvioi, että yli 50 prosenttia koko taloushallinta-alan työmäärästä katoaa nopealla tahdilla. Miksi näin?

Alan muutostrendit ovat olleet näköpiirissä jo kauan. Alan palveluita tuottavien tilitoimistojen konsolidoituminen on jatkunut jo pitkään, ja viime aikoina se on vain saanut lisää vauhtia. Alan työtehtävät ovat henkilötyösidonnaisia, ja hintakilpailun myötä myös osittain matalakatteisia verrattuna esimerkiksi liikkeenjohdon konsultointiin. On ollut pakko rakentaa suurempiä yksiköitä, jotta aitoja synergiahyötyjä ja tehokkuutta toimintamalleissa on voitu saavuttaa.

Taloushallinnon tehtävät ovat erittäin tärkeitä, ja osittain myös pakollisia. Viranomaiset määrittelevät asioita, joita organisaatioiden tulee tehdä. Raportointivelvollisuus lisääntyy samalla kun viranomaisvaatimukset lisääntyvät.

Lisäksi yrityksen johto ja omistajat vaativat entistä enemmän, entistä tarkempaa ja ennen kaikkea entistä nopeammin raportteja sekä tunnusluja ja ennusteita yrityksen tilasta. Maailma muuttuu ympärillä niin hurjaa vauhtia, että yrityksen johdon on pystyttävä reagoimaan näihin muutoksiin nopeasti. Mieluimmin eilen kuin huomenna.

Samaan aikaan voimakkaasti kehittynyt teknologia, ennen kaikkea ohjelmistorobotiikka (RPA) ja tekoäly (AI), ovat antaneet mahdollisuuksia automatisoida alalle tyypillisiä, usein toistuvia rutiinitöitä ja rutiinityövaiheita. Suurimmissa tilitoimistoissa tiettyjä rutiinityövaiheita toistetaan kymmeniä tuhansia kertoja kuukaudessa, aina saman kaavan mukaan. Maaperä on ollut, ja on erityisesti tällä hetkellä otollinen kehittämään uusia toimintamalleja, robotisaation ja tekoälyn keinoin.

Mitä seuraavaksi tapahtuu?

Kun rutiininomaista ihmisten tekemää käsityötä siirretään koneiden tehtäväksi, luonnollisesti ihmisiltä vapautuu työaikaa siitä roolista, mikä esimerkiksi kirjanpitäjillä on ollut. No häviääkö kirjanpitäjän työ maailmasta samoin kuin kävi konekirjoittajille muutama vuosikymmen sitten? Ei varmasti häviä. Mutta tuleeko kirjanpitäjien määrä vähenemään tämän muutoksen myötä? Tulee varmasti, ja radikaalisti! On mielenkiintoista nähdä, mitä tämä muutos konkreettisesti aiheuttaa vaikka tilitoimistoissa, joissa on satoja kirjanpitäjiä töissä. Tehostetaanko toimintaa, annetaan koneiden hoitaa työt, ja ohjataan kirjanpitäjät YT -neuvottelun kautta jonnekin muualle. Vai kehitetäänkö uutta liiketoimintaa, jolloin entiset kirjanpitäjät, tulevat liiketoimintakonsultit, käyttävät vapautuneen ajan asiakastyöhön, asiakkaan tilanteeseen perehtymiseen, yrittäjien aitoon auttamiseen ja lisäarvon tuottamiseen. Tietenkin tuplaveloituksella verrattuna siihen, mitä ennen veloitettiin tilitoimiston kirjanpitäjän työstä. Ymmärtävätkö yrittäjät ja yritysten edustajat tämän arvopohjaisen hinnoittelun, ja vielä, onko kaikista kirjanpitäjistä tähän vaativaan asiakastyöhön.

Näihin tällä hetkellä hieman retorisiin kysymyksiin ei varmasti ole yksiselitteistä vastausta kenelläkään, mutta varmasti näiden asioiden parissa vietetään paljon aikaa automaation jalkauduttua. Ydinkysymys on, mihin tämä koneiden tuoman tehokkuuden kasvun mukanaan tuoma vapautunut aika tulevaisuudessa käytetään?

Hyvää asiakkaiden kannalta on se, että automaation lisääntymisen myötä myös virheiden määrä pienenee. Sillä koneet eivät tee virheitä sen jälkeen, kun toimintamalli on huolellisesti kuvattu, tehty ja testattu. Mikäli kaikki osatekijät vain pysyvät muuttumattomina.

Lisäksi robotit työskentelevät väsymättä 24/7, eli asioita valmistuu huomattavasti enemmän ja nopeammin kuin aikaisemmin, mikä mahdollistaa yrittäjille ja omistajille nopeamman ja luotettavamman tiedonkulun, ja sitä myötä mahdollisuuden parempaan reagointiin ja faktaperusteiseen päätöksentekoon.

Miten taloushallinta automatisoituu?

Taloushallinnan työt sopivat hyvin robottien tehtäviksi, sillä kirjanpito ja monet muutkin prosessit ovat säännönmukaisia ja samat tehtävät toistuvat tietyin väliajoin. Jo nyt markkinoille on tullut ohjelmistorobotteja, jotka ovat automatisoineet taloushallinnan prosessien osa-alueita. Ohjelmistorobotti on ”ohjelmisto”, joka käyttää tietokonetta ja taloushallinnan ohjelmistoa, kuten ihminen sen tekisi. Sen käytön mahdollistajana toimivat sähköiset toimintaympäristöt, joissa toiminnon tekemiseen tarvittavat syötteet ovat sähköisessä muodossa (tai luettavissa luotettavasti sähköiseen muotoon).

Esimerkkejä jo käytössä olevista robottien tekemistä (tai avustamista) toiminnoista ovat mm. laskujen kierrätys, toistuvien palkkojen laskenta, matkalaskujen maksatus, ostolaskujen jaksotusten laskenta ja kirjaus, toimittajan automaattinen perustaminen sekä erilaisten automaattisten talouden raporttien tuottaminen. Lisää uusia ratkaisuja havaitsemme varmasti kuukausittain tästä eteenpäin.

Lähitulevaisuudessa robottien kaveriksi lisätään tekoälyä. Tekoälyä voidaan opettaa tekemään tiettyjä toimintoja, esimerkiksi tiliöimään laskut oikein ja lähettämään kiertoon automaattisesti. Muita käyttökohteita voisivat olla esimerkiksi maksusuunnitelmien tekeminen, kassavirran ohjaaminen ja erilaisten, liiketoiminnan kannalta kriittisten tunnuslukujen laskeminen ja niistä asianomaisia henkilöistä tiedottaminen. Tilitoimistoissa tekoäly voisi toimia pakollisten työtehtävien tarkistajana ja muistuttamassa erääntyvistä työtehtävistä jakaen niitä niille kirjanpitäjille, joilla juuri nyt olisi aikaa niitä tehdä.

Kyseessä on siis karkeasti ajateltuna erilaisten sähköisiin syötteisiin (tietolähteisiin) perustuvien tietovirtojen vastaanotto, käsittely, analysointi ja edelleen lähettäminen. Muistuttaa aika paljon taloushallinnan tietojärjestelmiä, joita usein tarvitaankin vielä robottiprosessien alku- ja/ tai loppupäässä. Mutta siinä missä taloushallinnon järjestelmät toimivat vielä pääosin manuaalisesti käytettynä, ”RPA- tai älybotit” tekevät työnsä täysin automaattisesti.

Haasteita

Mikään ei ole mahdotonta. Sitä vain ei ole ennen tehty. Mutta tiettyjä haasteita olemme tunnistaneet myös taloushallinnan automatisoinnin parissa.

Koska robotisointi vaatii prosessien ja sen osa-alueiden täydellistä kuvausta, kompetenssiosaaminen nousee arvoon arvaamattomaan. Erilaisten poikkeamien määritteleminen ja niiden vasteiden antaminen vaatii usean vuoden kokemuksen kädet savessa tekemisestä. Usein paras osaaminen löytyy tilitoimistoista, joissa parhaimmillaan kymmenien vuosien ajan on opittu asioita kantapään kautta.

Automaation rakentaminen ei ole halpaa. Määrittely, rakentaminen, testaus, pilotointi, kaikki loopit ennen kuin päästään tuotantokäyttöön vaativat paljon aikaa monilta eri osapuolilta. Ja mikä on sitten se takaisinmaksuaika ja ratkaisun monistettavuus? Erimerkiksi rakentamalla automaatiota olemassa olevien taloushallintaratkaisujen päälle rajoittaa merkittävästi niiden leviämispotentiaalia. Ja on varmaan yksi syy siihen, miksi automaatiota on toistaiseksi nähty niin vähän taloushallinnan järjestelmissä. Ja tulee olemaan yksi syy siihen, että tilitoimistojen konsolidoituminen tulee jatkumaan.

Miten valita oikea teknologia? Muutama vuosi sitten ratkaisu olisi ollut kohtuullisen helppo, mutta tällä hetkellä vaihtoehtoisia ratkaisuja toteuttaa sekä RPA:ta että tekoälyä on useita. Millä perusteella kumppani tulisi valita? Tai se teknologia, jolla omat resurssit automatisoivat talouden hallintaa? Mikä kantaa vielä viiden, tai kymmenen vuoden kuluttua? Minkä ratkaisun monistamisen kustannukset ovat järkeviä myös loppuasiakkaille? Ja mistä löytyy riittävästi osaamista edelleen kehittää ja laajentaa näitä ratkaisuja? Samoin kuin perinteisellä ohjelmistopuolella, myös robotiikan osaajista on huutava pula.

Onko rajapinnat liitettäviin ratkaisuihin avoimia ja muuttumattomia? Koko automaation idea on toistaa samaa työvaihetta muuttumattomassa ympäristössä aina vain uudelleen. Tietovirrat liikkuvat eri järjestelmien välillä, ja silloin tarvitaan avoimia hyvin kuvattuja rajapintoja, jotta koko prosessi voi edetä nopeasti, sujuvasti ja mahdollisimman pienen kustannuksin.

Systeemityöosaaminen. Ei riitä, että tiedetään ja tunnetaan taloushallinnan prosessit, ne on osattu kuvata yksityiskohtaisesti, löydetty oikeat kumppanit ja hieno teknologia. Ei. Tarvitaan myös systeemityöosaamista, jotta nämä palaset saadaan liimattua yhteen ja toimimaan.

Lopuksi, tarvitaan myös rohkeutta lähteä liikkeelle. Uskallusta kyseenalaistaa vanhat toimintamallit, ja halukkuutta muutokseen. Robotisoidaan tylsät työt.

*
Veli-Matti Heiskanen

Toimitusjohtaja
Taloushallinta Uniikki Oy